Agiliza la aprobación de licencias de software y SaaS

La plantilla de formulario de aprobación de compra de licencias de software y suscripciones SaaS ofrece a tu organización una forma única y estructurada de solicitar y aprobar software nuevo. Los empleados ingresan su nombre, correo laboral, departamento y el correo de su gerente aprobador o responsable del presupuesto. Luego indican el nombre del software o producto, el proveedor o revendedor y el tipo de solicitud. Una sección de justificación comercial pide explicar por qué se necesita la herramienta y qué alternativas se consideraron, para que quienes deciden tengan todo el contexto desde el inicio.

El formulario está diseñado para equipos de TI, compras, finanzas y seguridad. Recopila los detalles de licencias y costos necesarios para tomar una decisión informada, como el tipo de licencia, la frecuencia de facturación, la vigencia del contrato o suscripción, el número de licencias, el costo por licencia, el costo total estimado por ciclo y el centro de costos o código presupuestario. La sección de revisión de seguridad y autorización registra los tipos de datos que el software usará o almacenará e incluye una lista de verificación de seguridad y cumplimiento del proveedor para detectar riesgos antes de firmar cualquier contrato.

Esta plantilla te ayuda a controlar el gasto en software, reducir el shadow IT, evitar suscripciones duplicadas y mantener un registro claro de quién solicitó qué y por qué. Reemplaza los hilos de correo y las hojas de cálculo dispersas con solicitudes completas y consistentes que agilizan las revisiones y mantienen alineados a los involucrados. Personaliza los campos, los tipos de solicitud y la lista de verificación según tu política de compras, y comparte el formulario en línea para agilizar las aprobaciones.