Streamline Software License & SaaS Purchase Approvals

Collect software and SaaS requests with licensing costs, budget codes, business justification, and security checks for fast, informed approvals.

השתמשו בתבנית בחינם תצוגה מקדימה

Espresso ערכת עיצוב

formbuilder.ai/f/software-license-saas-subscription-purchase-approval-form

Software License & SaaS Subscription Purchase Approval Form

Requester Name

· · ·

Work Email

· · ·

Department

שליחה

The Software License and SaaS Subscription Purchase Approval Form Template gives your organization a single, structured way to request and approve new software. Employees enter their name, work email, department, and the email of their approving manager or budget owner. They then specify the software or product name, vendor or reseller, and request type. A business justification section asks requesters to explain why the tool is needed and which alternatives they considered, so decision-makers have full context from the start.

The form is built for IT, procurement, finance, and security teams. It captures the licensing and cost details needed for an informed decision, including license type, billing frequency, contract or subscription term, number of licenses, cost per license, estimated total cost per billing cycle, and the cost center or budget code to charge. The security review and authorization section records the types of data the software will access or store and includes a vendor security and compliance checklist, so you can identify risks before any contract is signed.

This template helps you control software spend, reduce shadow IT, avoid duplicate subscriptions, and keep a clear record of who requested what and why. It replaces scattered email threads and spreadsheets with consistent, complete submissions that speed up reviews and keep stakeholders aligned. Customize the fields, request types, and checklist items to match your purchasing policy, then share the form online to start streamlining software approvals.

3 עמודים

20 שאלות

~7min זמן מילוי

חינם כלול בכל התוכניות

סוגי שדות רשימה נפתחת ×3 טקסט קצר ×3 אימייל ×2 שם מלא בחירה יחידה טקסט ארוך daterange number currency חישוב בחירה מרובה choicematrix העלאת קובץ termsandconditions חתימה

השאלות בתבנית

תבנית חינמית

אלה השאלות שכלולות בתבנית — אפשר להתאים כל אחת מהן לצרכים שלכם.

עמוד 1 Requester & Software Request 8 שאלות

Requester & Software Request

1 Requester Name * שם מלא

2 Work Email * אימייל

3 Department * רשימה נפתחת

4 Approving Manager / Budget Owner Email * אימייל

5 Software / Product Name * טקסט קצר

6 Vendor / Reseller Name * טקסט קצר

7 Request Type * בחירה יחידה

8 Business Justification & Alternatives Considered * טקסט ארוך

עמוד 2 Licensing & Cost Details 7 שאלות

Licensing & Cost Details

1 License Type * רשימה נפתחת

2 Billing Frequency * רשימה נפתחת

3 Contract / Subscription Term (Start – End) * daterange

4 Number of Licenses * number

5 Cost per License (per Billing Cycle) * currency

6 Estimated Total Cost per Billing Cycle חישוב

7 Cost Center / Budget Code * טקסט קצר

עמוד 3 Security Review & Authorization 5 שאלות

Security Review & Authorization

1 Types of Data the Software Will Access or Store * בחירה מרובה

2 Vendor Security & Compliance Checklist * choicematrix

3 Vendor Quote, Order Form, or Contract * העלאת קובץ

4 I confirm the information provided is accurate and complete. I understand that no software may be purchased, renewed, or installed, and no vendor contract or click-through terms accepted, until this request receives final approval. * termsandconditions

5 Requester Signature * חתימה

איך משתמשים בתבנית

לחצו על "השתמשו בתבנית בחינם" כדי לפתוח אותה בעורך של FormBuilder. שם תוכלו להוסיף, להסיר או לסדר מחדש שדות בגרירה ושחרור, להחליף ערכת עיצוב לעיצוב מחדש מיידי, להוסיף את הלוגו שלכם, להגדיר התראות במייל ולקבוע את הודעת ההצלחה. כשהכול מוכן, פרסמו עם קישור ייחודי והתחילו לאסוף תגובות מיד.